Att föra bokföring är en ganska noggrann uppgift. Mappar med fakturor för vissa typer av kontrakt måste förvaras i organisationen i upp till tio år, så de måste arkiveras så att det nödvändiga dokumentet när som helst kan hittas.
Instruktioner
Steg 1
Underhåll en fakturadagbok. Ange där alla numren på de dokument som du tänker skicka in. Det är bäst att göra detta elektroniskt, i ett speciellt program eller i ett vanligt Excel-kalkylblad. Ange dokumentnumret (vanligtvis blandat - numeriskt och numeriskt) och dess datum. Överför då och då data till skivor så att arkivet förblir intakt och säkert i händelse av en datorstörning.
Steg 2
Skapa flera fakturaböcker om det finns mer än en juridisk enhet i företaget. När du utarbetar ett dokument, ge det omedelbart rätt nummer. Tillämpa konventioner. Markera till exempel de fakturor som utfärdats för JSC "Zolotaya Antelope" som 123-ZA och för JSC "Padishah" som 123-P. Var noga med att ange numret på kontraktet eller avtalet som fakturan upprättades till.
Steg 3
Ta fakturan som ska arkiveras. Stans två hål med ett hålslag. Klistra in dokumentet i en mapp. Använd tunga bindemedel för att undvika att dina säkerheter skrynklas. Stoppa inte dem för hårt.
Steg 4
Den andra lagringsmetoden finns i filmappar. Ta det genomskinliga omslaget och sätt in fakturan i det. Placera filen i ett bindemedel och säkra med speciella hållare.
Steg 5
Märk varje mapp. Notera vilka juridiska enhetsfakturor som lagras där. Skriv ner perioden för vilken dokumenten samlades in.
Steg 6
Skicka fakturor som är äldre än tre år till lagret. Vik mappar i kartonger som lätt andas. Ange på väggarna antalet bindemedel inuti och till vilken juridisk enhet de tillhör. I det program där du registrerar dokument markerar du vilka av dem som skickades till lagret. Vid behov är det alltid möjligt att hämta arkivet och hitta nödvändiga papper.
