Aktiviteten i något företag eller organisation, oavsett form av ägande, är omöjlig utan dokumenthantering, vilket i själva verket är en bekräftelse på denna aktivitet. Föreningen av dokumentcirkulationen gjordes redan på 79-talet under förra seklet, men de standarder som skapades då, med mindre förändringar och tillägg, är fortfarande giltiga idag.
Instruktioner
Steg 1
Det enhetliga dokumenthanteringssystem som krävs för att stödja organisationens aktiviteter innehåller tre typer av dokument:
- organisatorisk;
- administrativt;
- information och referens.
Den senare typen av dokument är hjälp i förhållande till de två första och är till skillnad från dem inte obligatorisk för utförande. De innehåller all särskild serviceinformation som är nödvändig både för att fatta ledningsbeslut och för deras korrekta förståelse och implementering.
Steg 2
Referensdokument inkluderar: företagsnyhetsbrev; telegram och telefonmeddelanden; service, rapport och förklarande anmärkningar; sammanfattningar, recensioner och informationsrapporter, handlingar. Innehållet i dessa dokument kan bara beaktas eller inducera åtgärder baserat på denna information. Detta är en viktig del av arbetsflödet, utan vilken det är omöjligt att organisera någon produktionsprocess.
Steg 3
Om vi talar om vissa typer av information och referensdokument är huvuddelen av dem i regel informationsbrev där författarna uppmärksammar respondenten några fakta, information om varor, kommande händelser eller aktiviteter. De kan vara både proaktiva och de som är skrivna i form av en rapport om genomförandet av tilldelade uppgifter från moderorganisationer med högsta ledningsnivå. Självmotiverade försäljningsbrev hänvisar också till information och referensdokument.
Steg 4
Sammanfattning, översikt eller informationsanmärkning - dokument som innehåller en beskrivning av några av samma typ av fakta, saker eller händelser där en kort sammanfattning kan finnas, men detta krav är inte obligatoriskt. Vanliga certifikat kan utarbetas på begäran av intresserade parter eller individer och fungerar som ett dokument som bekräftar alla fakta. Dessa är till exempel lönebevis, familjesammansättning, arbetsplats eller studie etc.
Steg 5
Serviceanmärkningar används vanligtvis som utbyte av information mellan avdelningar som inte är direkt beroende av produktion. Rapporter skrivs till den omedelbara handledaren för att informera om de fakta som han behöver veta i tjänst. Förklarande uttalanden används i fall av brott mot arbetsdisciplin, de skrivs av överträdarna själva för att förklara deras handling. Handlingar som bekräftar ett visst faktum sammanställs och undertecknas av minst tre deltagare i kontrollen eller åtgärden.
